ซัพพลายเออร์ ใบสั่งซื้อ และการรับของ
เพิ่มซัพพลายเออร์ สร้างใบสั่งซื้อ ส่งให้ผู้ขาย รับของบางส่วนหรือรับครบ และแก้ยอดรับที่ใส่เกิน
เพิ่มซัพพลายเออร์และราคาสินค้าที่ซื้อประจำ
หน้า ซัพพลายเออร์ เก็บข้อมูลติดต่อ ยอดสั่งขั้นต่ำ และข้อมูลออกเอกสารของแต่ละเจ้า พร้อมแสดงของที่ยังรอรับ ปุ่ม เพิ่มสินค้า ใช้ผูกวัตถุดิบกับเจ้านั้น โดยกำหนดหน่วยที่สั่ง อัตราแปลงเป็นหน่วยสต็อก ราคาซื้อ จำนวนสั่งขั้นต่ำ และจำนวนวันที่ส่ง แล้วเลือกให้เป็นซัพพลายเออร์หลักของสินค้านั้นได้
ขั้นตอน
- กด เพิ่มซัพพลายเออร์ แล้วกรอกชื่อ เบอร์โทรหรืออีเมล
- ใส่ยอดสั่งขั้นต่ำถ้ามีระบบใช้เตือนตอนสร้างใบสั่งซื้อหรือจัดตะกร้าที่ยอดยังไม่ถึง
- กด เพิ่มสินค้า ที่ชื่อซัพพลายเออร์ เลือกวัตถุดิบ หน่วยที่สั่ง อัตราแปลง และราคา
- ติ๊กให้เป็นซัพพลายเออร์หลักถ้าซื้อจากเจ้านี้เป็นประจำ
ข้อควรรู้
- เลิกสั่งจากเจ้าไหนให้ปิดใช้งาน ใบสั่งซื้อเดิมยังอยู่ครบ
- เบอร์โทรและอีเมลแสดงเฉพาะผู้มีสิทธิ์ดูข้อมูลซัพพลายเออร์ ส่วนการเพิ่มหรือแก้ไขต้องมีสิทธิ์จัดการคลัง
สร้างใบสั่งซื้อ
ในหน้า ใบสั่งซื้อและรับของ กด สร้างใบสั่งซื้อ เลือกสาขาที่จะรับของ ซัพพลายเออร์ และเพิ่มรายการวัตถุดิบพร้อมจำนวน หน่วยสั่ง และราคาต่อหน่วย ใบใหม่เริ่มเป็น ฉบับร่าง ซึ่งยังแก้รายการได้
ขั้นตอน
- กด สร้างใบสั่งซื้อ แล้วตรวจสาขาที่จะรับของ
- เลือกซัพพลายเออร์ (ต้องเลือก)
- เพิ่มวัตถุดิบ จำนวน หน่วยสั่ง และราคาต่อหน่วยถ้าสั่งเป็นลังหรือแพ็ค ให้ใส่ตัวคูณว่า 1 หน่วยสั่งเท่ากับกี่หน่วยสต็อก
- ตรวจยอดรวมกับยอดสั่งขั้นต่ำของซัพพลายเออร์ แล้วกด สร้าง PO
ข้อควรรู้
- แก้ไขรายการได้เฉพาะใบที่ยังเป็นฉบับร่าง
- ยกเลิกได้เฉพาะใบฉบับร่างหรือใบที่รับของมาบางส่วน และยกเลิกแล้วกู้คืนไม่ได้
- ระบบเตือนเมื่อราคาสูงกว่าค่าเฉลี่ย 30 วัน หรือเมื่อซัพพลายเออร์หลักขายถูกกว่า
สั่งของแบบตะกร้าจากราคาซัพพลายเออร์
หน้า สั่งซื้อสินค้า แสดงสินค้าที่ผูกราคาซัพพลายเออร์ไว้แล้ว พร้อมคงเหลือ ป้ายต่ำกว่าจุดสั่ง และจำนวนแนะนำให้ถึงระดับเป้าหมาย หยิบใส่ตะกร้าแล้วระบบสร้างใบสั่งซื้อแยกตามซัพพลายเออร์ให้ ทุกใบเริ่มเป็นฉบับร่าง
ขั้นตอน
- เลือกสาขาที่จะรับของ
- ค้นหาหรือกรองตามหมวด ซัพพลายเออร์ หรือ เฉพาะเจ้าหลักปุ่ม เติมรายการต่ำกว่าจุดสั่งทั้งหมด ใส่ของที่ต้องสั่งลงตะกร้าในครั้งเดียว
- เลือกขนาดแพ็คและจำนวน แล้วตรวจยอดขั้นต่ำของแต่ละเจ้าในตะกร้า
- กด สร้างใบสั่งซื้อ แล้วยืนยันจากนั้นไปส่งหรือรับของต่อที่หน้าใบสั่งซื้อ
ข้อควรรู้
- สินค้าที่ยังไม่ได้ผูกซัพพลายเออร์และราคาจะสั่งจากหน้านี้ไม่ได้ ให้ผูกที่หน้าซัพพลายเออร์ก่อน
ขออนุมัติและส่งใบสั่งซื้อให้ซัพพลายเออร์
ถ้าร้านเปิดการอนุมัติใบสั่งซื้อ ต้องกด ยื่นขออนุมัติ ก่อนส่งหรือรับของ ใบที่ยอดต่ำกว่าวงเงินจะอนุมัติอัตโนมัติ ใบที่ถึงวงเงินต้องรอผู้มีสิทธิ์อนุมัติซึ่งต้องเป็นคนละคนกับผู้สร้างหรือผู้ยื่น จากนั้นกด ส่งให้ซัพพลายเออร์ ถ้าร้านยังไม่ได้ตั้งช่องทางส่งอัตโนมัติ ระบบจะบันทึกว่าส่งเองแทน
ขั้นตอน
- เปิดใบสั่งซื้อแล้วกด ยื่นขออนุมัติ (เฉพาะร้านที่เปิดการอนุมัติ)
- ผู้อนุมัติกด อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ พร้อมเหตุผลใบที่ไม่อนุมัติกด นำกลับไปแก้ไข แล้วยื่นใหม่ได้
- กด ส่งให้ซัพพลายเออร์ หรือ บันทึกว่าส่งแล้ว
ข้อควรรู้
- วงเงินที่ต้องอนุมัติตั้งได้ที่หน้า ตั้งค่า › การอนุมัติ
- ร้านที่ไม่ได้เปิดการอนุมัติ ส่งหรือรับของได้ทันทีหลังสร้างใบ
รับของ รับบางส่วน และรับครบ
เมื่อของมาส่ง กด รับของ ที่ใบสั่งซื้อ ระบบใส่จำนวนที่ยังค้างรับไว้ให้ แก้เฉพาะรายการที่มาไม่ครบ แล้วกด ยืนยันรับของ สต็อกของสาขาเพิ่มทันที การรับแต่ละครั้งมีใบรับของของตัวเอง ใบจะเป็น รับบางส่วน จนกว่าจะรับครบทุกรายการจึงเป็น รับครบ
ขั้นตอน
- เปิดใบสั่งซื้อแล้วกด รับของ
- ใช้ปุ่ม มาครบ หรือ ยังไม่มา หรือพิมพ์จำนวนที่ได้รับจริงทีละรายการ
- ใส่ราคาต่อหน่วยจริงถ้าต่างจากใบสั่งซื้อ (ไม่บังคับ)
- ถ้าร้านติดตามล็อต ใส่รหัสล็อตและวันหมดอายุ (ไม่บังคับ)
- กด ยืนยันรับของของที่ค้างอยู่รับต่อในครั้งถัดไปได้
ข้อควรรู้
- รับเกินจำนวนที่ค้างรับไม่ได้ และใบที่ยกเลิกหรือรับครบแล้วรับเพิ่มไม่ได้
- ราคาที่รับจริงเป็นต้นทุนของวัตถุดิบ และใช้คำนวณต้นทุนเฉลี่ยเมื่อร้านเปิดต้นทุนเฉลี่ยเคลื่อนที่
- ระบบเตือนเมื่อราคารับสูงกว่าค่าเฉลี่ย 30 วันผิดปกติ แต่ไม่บล็อกการรับ
- ร้านที่เปิดการอนุมัติ รับของได้เฉพาะใบที่อนุมัติแล้ว
แก้ยอดรับที่ใส่เกิน
ใบรับของที่บันทึกแล้วจะไม่ถูกแก้หรือลบ ถ้าใส่จำนวนมากกว่าของที่มาจริง ให้กด แก้ยอดรับ ที่รายการในประวัติการรับของ ใส่จำนวนที่จะลดและเหตุผล ระบบบันทึกรายการแก้ไขแยกไว้และหักสต็อกออกตามจำนวนนั้น
ขั้นตอน
- เปิดใบสั่งซื้อ เลื่อนลงไปที่ประวัติการรับของ
- กด แก้ยอดรับ ที่รายการที่ใส่เกิน
- ใส่จำนวนที่จะลดและเหตุผล แล้วกด บันทึกการแก้ไข
ข้อควรรู้
- แก้ไม่ได้ถ้าของส่วนนั้นถูกใช้ไปแล้ว หรือถ้าการหักจะทำให้สต็อกติดลบ
- ใบที่รับครบแล้วจะกลับเป็นรับบางส่วน เพื่อให้รับส่วนที่ขาดต่อได้
ดูผลงานซัพพลายเออร์
หน้า ผลงานซัพพลายเออร์ (ปุ่มบนหน้าซัพพลายเออร์) สรุปของแต่ละเจ้าในช่วงที่เลือก ว่าส่งตรงเวลากี่เปอร์เซ็นต์ ส่งครบกี่เปอร์เซ็นต์ ส่งขาด รับแล้วแก้คืน หรือมีใบแจ้งหนี้โต้แย้งกี่รายการ ยอดรับของ และราคาล่าสุดเทียบครั้งก่อนกับเฉลี่ย 90 วัน กดชื่อเจ้าเพื่อดูใบที่ส่งช้าและสินค้าที่ราคาขยับมากที่สุด
ขั้นตอน
- ใส่ วันที่คาดว่าจะได้รับของ ตอนสร้างใบสั่งซื้อถ้าไม่ใส่ ระบบใช้วันที่ซัพพลายเออร์ได้รับใบสั่งซื้อ (วันที่อนุมัติ หรือวันที่ส่งถ้าไม่มีขั้นอนุมัติ) บวกจำนวนวันที่ส่งในราคาซัพพลายเออร์ ถ้าไม่มีทั้งสองอย่าง ใบนั้นไม่นับในอัตราตรงเวลา เปลี่ยนวันที่นี้ไม่ได้หลังรับของแล้ว
- เปิดหน้า ซัพพลายเออร์ แล้วกด ดูผลงานซัพพลายเออร์
- เลือกช่วง 30 / 90 / 180 วัน หรือ 1 ปี และสาขา
ข้อควรรู้
- ส่งครบนับเฉพาะใบที่รับครบ ยกเลิกหลังรับบางส่วน หรือเลยกำหนดส่งแล้ว ใบที่ยังไม่ถึงกำหนดไม่ถูกนับว่าขาด
- ยอดเงินและราคาแสดงเฉพาะผู้มีสิทธิ์ดูต้นทุน
ตั้งงบซื้อของรายเดือน
หน้า งบซื้อของ ตั้งงบรายเดือนต่อสาขา และแยกต่อหมวดวัตถุดิบได้ แล้วแสดงยอดรับของในเดือน กับยอดที่สั่งค้างรับ เทียบกับงบ ตอนอนุมัติใบสั่งซื้อ ระบบบอกว่าใบนั้นจะทำให้เกินงบไหม งบที่ตั้งเป็น เตือนเมื่อเกิน ยังอนุมัติได้และบันทึกไว้ในประวัติ ส่วนงบที่ตั้งเป็น ห้ามอนุมัติเมื่อเกิน จะไม่ให้อนุมัติ ใบสั่งซื้อหนึ่งใบนับยอดทั้งหมด (ทั้งที่รับแล้วและที่ค้างรับ) อยู่ในเดือนที่อนุมัติ ดังนั้นยอด รับของแล้ว ของเดือนหนึ่งรวมของที่มาถึงในเดือนถัดไปของใบสั่งซื้อที่อนุมัติในเดือนนั้นด้วย
ขั้นตอน
- เปิด คลังสินค้า › งบซื้อของ แล้วกด เพิ่มงบ
- เลือกสาขา หมวด (หรือทั้งสาขา) และใช้ทุกเดือนหรือเฉพาะเดือนที่เลือก
- ใส่จำนวนเงิน แล้วเลือก เตือนเมื่อเกิน หรือ ห้ามอนุมัติเมื่อเกิน
ข้อควรรู้
- แก้งบได้เฉพาะผู้มีสิทธิ์ตั้งค่าร้าน ทุกการแก้ถูกบันทึกในประวัติ
- การเตือนเกิดตอนอนุมัติใบสั่งซื้อ ถ้าร้านไม่ได้เปิดขั้นอนุมัติใบสั่งซื้อ ให้ดูยอดเทียบงบที่หน้านี้
คำศัพท์ในคู่มือนี้
คู่มือที่เกี่ยวข้อง
ปรับปรุงคู่มือล่าสุด: