นับสต็อกและปรับยอดให้ตรงของจริง

นับสต็อกเป็นงวด

งวดนับเหมาะกับการนับทั้งสาขาหรือทั้งโซน หนึ่งงวดนับได้หนึ่งสาขา และยอดจะยังไม่เปลี่ยนจนกว่าจะปิดงวด ระหว่างนับขายต่อได้ตามปกติ

ขั้นตอน

1. เปิดหน้านับสต็อกแล้วกด “เริ่มงวดนับใหม่”
2. เลือกสาขา ใส่โซนหรือหมายเหตุ แล้วกด “เริ่มนับ”ถ้าสาขานี้มีงวดที่ยังไม่จบ ระบบให้ไปนับงวดเดิมต่อแทน
3. กรอกจำนวนที่นับได้ของแต่ละวัตถุดิบในหน้านับนับเป็นหน่วยที่ซื้อ เช่น กก. ลิตร หรือแพ็ก ได้ ระบบแปลงเป็นหน่วยฐานให้เอง กด “เพิ่มรายการ” เพื่อเพิ่มวัตถุดิบที่ยังไม่อยู่ในงวด
4. กด “ตรวจส่วนต่าง” เมื่อนับเสร็จ
5. ตรวจรายการที่ต่าง แล้วกด “ยืนยันและปิดงวด”ระบบปรับยอดตามที่นับ และงวดที่ปิดแล้วแก้ไม่ได้

กำหนดผู้นับ ผู้ตรวจ และนับแบบไม่เห็นยอด

ร้านที่เปิดการควบคุมการนับ จะกำหนดได้ตอนเปิดงวดว่านับโซนไหน ใครนับ ใครตรวจ ต่างเกินกี่เปอร์เซ็นต์ต้องนับซ้ำ และให้ซ่อนยอดในระบบจากคนนับได้ ผู้ตรวจที่กำหนดไว้เป็นคนปิดงวด

ข้อควรรู้

• รายการที่ต่างเกินเกณฑ์ต้องนับซ้ำก่อน จึงจะปิดงวดได้
• นับแบบไม่เห็นยอด: คนนับเห็นแค่ว่ารายการไหนต้องนับซ้ำ ไม่เห็นยอดระบบหรือส่วนต่าง ถ้าคนนับกับผู้ตรวจเป็นคนเดียวกัน ระบบจะไม่ซ่อนยอดเป็นค่าเริ่มต้น

อ่านส่วนต่างก่อนปิดงวด

หน้าตรวจส่วนต่างเทียบจำนวนที่นับได้กับยอดในระบบ “ขาด” คือของจริงน้อยกว่าระบบ “เกิน” คือมีของมากกว่า รายการเรียงจากต่างมากไปน้อย รายการที่ยังไม่ได้นับแสดงแยกไว้ ก่อนปิดงวดต้องเลือกว่าจะไม่ปรับยอด (ค่าเริ่มต้น) หรือนับเป็น 0

ขั้นตอน

1. ดูรายการ “ต่างมาก” และ “ควรตรวจ” ก่อน
2. ตรวจหน่วยที่กรอก ของที่เพิ่งรับหรือโอน และของเสียที่ยังไม่ได้บันทึก
3. ถ้านับผิด กด “แก้ไขยอดนับ” แล้วกลับมาตรวจอีกครั้ง

นับแบบเร็วทีละรายการบนมือถือหรือแท็บเล็ต

หน้านับสต็อกแบบเร็วใช้นับไม่กี่รายการโดยไม่ต้องเปิดงวด เลือกสาขา แตะวัตถุดิบ กรอกจำนวนที่นับได้ (เป็นหน่วยฐานหรือหน่วยซื้อก็ได้) แล้วยืนยัน ยอดของรายการนั้นจะถูกปรับทันที เปิดได้จากปุ่ม “นับสต็อก” ในหน้าวัตถุดิบด้วย

ขั้นตอน

1. เลือกสาขาที่จะนับ
2. แตะวัตถุดิบ กรอกจำนวนที่นับได้ แล้วกด “บันทึกยอด”ถ้าตรงกับระบบ กด “เท่าระบบ” ในรายการได้เลย
3. ตรวจส่วนต่างแล้วกด “ยืนยันและไปรายการถัดไป”รายการสุดท้ายจะเป็นปุ่ม “ยืนยันและบันทึก”
4. กด “จบการนับ” เมื่อนับครบ

ใครนับได้ และข้อควรระวัง

การบันทึกยอดนับต้องใช้สิทธิ์จัดการคลัง (ผู้จัดการหรือเจ้าของร้าน) ทุกการปรับยอดมีบันทึกว่าใครทำเมื่อไร ถ้าเปิดงวดผิด ให้กด “ยกเลิกการนับ” ก่อนปิดงวด ซึ่งจะไม่มีการปรับยอด

ข้อควรรู้

• อย่าใช้การนับเพื่อกลบยอดที่ผิดซ้ำ ๆ ให้หาต้นเหตุ เช่น สูตรหรือหน่วยผิด ก่อน